Tietosuojaseloste

2. Käsiteltävät tiedot

• nimi, sähköposti, puhelin, yritys, ammatillinen tehtävä ja yhteydenpitohistoria;
• yritysasiakashankintaa varten rajatut ammatilliset ja yrityskontaktitiedot, kuten yritys, työyhteystiedot, varmennettu tehtävä, julkinen lähde, yhteydenoton kannalta olennainen liiketoimintakonteksti, yhteydenoton konkreettinen peruste tai havainto sekä yhteydenoton tila;
• vastustamispyyntöjen ja ei-toivottujen uusintayhteydenottojen estämiseen tarvittavat vähimmäistiedot, kuten ei yhteydenottoa -tila, kieltäytyminen tai pysyvä toimitusvirhe sekä siihen liittyvä päivämäärä;
• uutiskirjetilaukseen liittyvät tiedot, kuten sähköpostiosoite ja tilauksen tila;
• yritys-, Y-tunnus-, ALV-, maa-, laskutus- ja maksutiedot;
• projektipyynnöt, yksityisen projektitietolomakkeen vastaukset, vahvistettu palvelu, toteutustapa ja projektin laajuus, nykyisen tai suunnitellun verkkosivun URL, palvelua ja kohderyhmää koskevat tiedot, julkisten yhteystietojen ja toimintakehotusten lähtötiedot, säilytettäviksi ilmoitetut sivuston osat sekä muut sovitun työn kannalta tarpeelliset projektiohjeet;
• logot, kuvat, dokumentit, asiakaspalautteet ja muu asiakkaan toimittama aineisto;
• kun analytiikkasuostumus on annettu, verkkosivuston käyttöön ja verkkotunnisteisiin liittyvät tiedot, kuten sivun URL-osoite, viittaava sivu tai kampanjatiedot, vuorovaikutustiedot, selain- ja laitetiedot, IP-osoite ja siitä johdetut tekniset tiedot, analytiikkaevästeet ja niihin liittyvät tunnisteet;
• tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot, tietoturvalokit, suostumusvalinnat sekä lähde- ja UTM-tiedot.

3. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa sinulta tai organisaatioltasi lomakkeiden, uutiskirjeen tilauslomakkeen, projektisähköpostin, laskutuksen ja projektiaineiston kautta.

Yritysasiakashankinnassa voidaan käyttää rajattua julkista yritys- ja ammattitietoa esimerkiksi yritysten verkkosivuilta, virallisista yritysrekistereistä, Google Business Profilesta sekä muista tunnistettavista julkisista ammatillisista tai yrityslähteistä. Tiedon julkisuus ei yksin tarkoita, että henkilötietoa voisi käyttää mihin tahansa tarkoitukseen.

Kun henkilötieto on saatu muualta kuin henkilöltä itseltään, SvereSystems kirjaa läpinäkyvyyttä ja yhteydenpidon hallintaa varten tiedon lähteen tai lähdeluokan.

4. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Sopimusta edeltävät toimet ja sopimus: projektipyynnön arviointi, projektivahvistuksen laatiminen, sopivan toteutustavan määrittäminen, projektin toteutus, sovittujen tekstien, rakenteen, CTA-ratkaisujen ja muutosohjeiden tuottaminen nykyiselle sivustolle tai sovittujen HTML/CSS/JavaScript- ja mediatiedostojen tuottaminen uutta HTML-sivustoa varten, vahvistettuun laajuuteen kuuluva rajattu julkisen sivun lopputarkistus sekä asiakasviestintä.
• Lakisääteinen velvoite: laskutus, kirjanpito, verotus ja viranomaisvelvoitteet.
• Oikeutettu etu: tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy, palvelun hallinta, liiketoimintapäätösten dokumentointi, oikeuksien suojaaminen sekä rajattu ja suhteellinen B2B-asiakashankinta ja suoramarkkinointiin liittyvä tiedonhallinta silloin, kun henkilön oikeudet ja edut eivät syrjäytä tätä etua.
• Suostumus: uutiskirjetilaukset ja muu valinnainen viestintä sekä ei-välttämättömät selaimeen liittyvät teknologiat, kuten Google Analytics 4, silloin kun suostumusta edellytetään.

Projektisopimuksen tekemiseen tai toteuttamiseen merkityt pakolliset tiedot ovat tarpeen, jotta SvereSystems voi arvioida, aloittaa ja suorittaa sovitun työn. Jos tuotannon kannalta olennaisia tietoja ei toimiteta, projektia ei välttämättä voida aloittaa tai saattaa sovitussa laajuudessa loppuun. Vapaaehtoisiksi merkityt tiedot voi jättää antamatta.

Henkilötietojen käsittelyn GDPR-oikeusperuste ja se, saako tietty sähköinen suoramarkkinointiviesti lähettää, arvioidaan tarvittaessa erikseen sovellettavan viestintälainsäädännön perusteella.

5. Palveluntarjoajat ja vastaanottajat

Tarpeellisessa laajuudessa tietoja voivat käsitellä verkkosivujen, lomakkeiden, sähköpostin, CRM:n, laskutuksen/kirjanpidon, pankkipalvelujen, videomajotuksen, tietoturvan, analytiikan ja AI-avusteisen tuotannon palveluntarjoajat. Nykyisiin palveluntarjoajiin voivat kuulua ClickSites, Web3Forms, Namecheap Private Email, MailerLite suostumukseen perustuvia uutiskirjetilauksia varten, HubSpot, NoCFO, SvereSystemsin pankki, Bunny.net, jsDelivr suostumuksenhallinnan kirjastotiedostojen toimittamiseen, Google Ireland Limited suostumukseen perustuvaa Google Analytics 4 -mittausta varten valituilla pääsivuilla sekä sovittuun tehtävään käytettävät valitut AI- ja mediapalvelut.

Jos asiakas pyytää SvereSystemsiä toimittamaan projektiaineistoa tai lopullisia tiedostoja asiakkaan valitsemalle verkkototeuttajalle, IT-tuella tai hosting-palveluntarjoajalle, SvereSystems voi jakaa vain kyseiseen luovutukseen kohtuudella tarvittavat projektitiedot. Vastaanottajan valitsee asiakas, ei SvereSystems. SvereSystems ei tarvitse verkkosivuprojekteissa pääsyä asiakkaan CMS:ään, webhotelliin, DNS:ään, palvelimelle tai muihin teknisiin tileihin. Asiakasta pyydetään olemaan toimittamatta tarpeettomia henkilötietoja projektiaineistoon.

Henkilötietoja ei myydä mainostajille.

6. Yritysasiakashankinta ja suoramarkkinointi

SvereSystems voi käyttää rajattua julkista yritys- ja ammattitietoa tunnistaakseen palvelunsa kannalta mahdollisesti sopivia yritysasiakkaita ja arvioidakseen, onko yksilöllinen B2B-yhteydenotto perusteltu. Asiakashankinta pidetään tarkoituksella vähävolyymisena ja näyttöön perustuvana: ennen viestin lähettämistä tarkistetaan yrityksen sopivuus, palvelun relevanssi ja yhteydenotolle konkreettinen, tosiasioihin perustuva syy. Arkaluonteisia henkilötietoja tai yksityiselämään liittyviä tietoja ei käytetä asiakashankintaan.

Kun sopiva yrityksen yleinen sähköpostiosoite on käytettävissä, SvereSystems voi ensisijaisesti käyttää sitä. Jos yhteydenottoa harkitaan nimetyn henkilön työosoitteeseen, ennen yhteydenottoa arvioidaan henkilön ammatillinen tehtävä ja sen olennainen yhteys tarjottavaan palveluun. Luonnollisen henkilön tunnistavaa työosoitetta ei pidetä vapaasti käytettävänä markkinointiin pelkästään siksi, että osoite on julkinen.

Kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan henkilöltä itseltään, SvereSystems antaa GDPR:n 14 artiklan edellyttämät tiedot soveltuvassa määräajassa – yleensä viimeistään kuukauden kuluessa ja, jos tietoja käytetään yhteydenottoon, viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä – ellei lain mukainen poikkeus sovellu. Tiedon lähde tai lähdeluokka kirjataan ja voidaan ilmoittaa henkilölle.

Se, saako sähköisen suoramarkkinointiviestin lähettää, arvioidaan erikseen sovellettavan Suomen viestintälainsäädännön perusteella. Oikeushenkilölle voidaan lähettää suoramarkkinointia, ellei organisaatio ole sitä kieltänyt. Jos osoite yksilöi luonnollisen henkilön, luonnollisia henkilöitä koskevia sääntöjä sovelletaan, ellei yhteydenottoa voida lainmukaisesti pitää organisaatiolle kohdistettuna henkilön aseman ja tarjottavan palvelun olennaisen yhteyden perusteella. Epäselvässä tilanteessa noudatetaan tiukempaa sääntöä.

Jokaisesta suoramarkkinointiviestistä tulee ilmetä, että kyse on markkinoinnista, ja SvereSystemsin tulee olla tunnistettavissa lähettäjäksi. Vastaanottajalle annetaan helppo ja maksuton tapa vastustaa suoramarkkinointia tai pyytää, ettei uusia markkinointiviestejä lähetetä. Pelkkä vastausviesti, jossa pyydetään lopettamaan yhteydenotot, riittää. Jos henkilö tai organisaatio vastustaa suoramarkkinointia, SvereSystems lopettaa markkinoinnin kyseiselle vastaanottajalle ja säilyttää vain vastustamisen noudattamisen kannalta tarpeelliset vähimmäistiedot.

SvereSystems ei käytä seurantapikseleitä henkilökohtaisissa cold outbound -sähköposteissa. Verkkosivuston analytiikka käsitellään erikseen tämän selosteen ja evästeilmoituksen mukaisen suostumukseen perustuvan analytiikan kautta.

7. Google Analytics 4

SvereSystems käyttää Google Analytics 4:ää valituilla pääsivuilla liikenteen lähteiden ja sivuston yleisen käytön ymmärtämiseen. Google Analytics on ei-välttämätöntä analytiikkaa, eikä ulkoista Google Analytics -skriptiä ladata ennen kuin kävijä antaa Analytiikka-suostumuksen sivuston suostumuksenhallinnassa.

Suostumuksen jälkeen Google Analytics voi käsitellä esimerkiksi sivun URL-osoitetta, viittaavaa sivua tai kampanjatietoja, vuorovaikutustietoja, selain- ja laitetietoja, IP-osoitteesta johdettuja teknisiä tietoja, analytiikkaevästeitä ja niihin liittyviä verkkotunnisteita. Projektipyyntöjen vapaatekstiä tai asiakkaan antamia liiketoimintatietoja ei tarkoituksellisesti lähetetä Google Analyticsille analytiikkatapahtumien parametreina.

Tätä toteutusta käytetään vain verkkosivuston analytiikkaan. Google Signals ja mainonnan personointisignaalit on poistettu käytöstä, ja mainontaan liittyvät suostumussignaalit pysyvät estettyinä.

Google Analytics -palvelun sopimusosapuoli on Google Ireland Limited. Google-konsernin yhtiöt voivat käsitellä tietoja kansainvälisesti Googlen sovellettavien ehtojen ja tiedonsiirtosuojien mukaisesti. Lue lisää siitä, miten Google käyttää palvelujaan käyttäviltä sivustoilta ja sovelluksista saatavia tietoja. Suostumusta voi muuttaa tai peruuttaa sivuston tietosuoja-asetuksista.

8. AI-avusteinen käsittely

SvereSystems käyttää AI-avusteisia työkaluja osassa analyysia, yritystiedon tutkimista, luonnostelua, verkkosivutuotantoa ja esittelymedian tuotantoa. Tietoja minimoidaan. Asiakkaalle menevä työ ja outbound-yhteydenottoa koskevat päätökset tarkistaa ihminen.

SvereSystems ei käytä yksinomaan automaattista päätöksentekoa, jolla olisi henkilöön kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia.

9. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista toimii kansainvälisesti. Kun siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle edellyttää siirtoperustetta, käytetään soveltuvaa laillista mekanismia ja asianmukaisia suojatoimia.

10. Säilytys

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan yhteydenottoihin, sopimukseen, projektiin, toimituksen ja mahdollisen vahvistetun lopputarkistuksen dokumentointiin, laskutukseen, kirjanpitoon, verotukseen, tietoturvaan ja oikeusvaateisiin. Yksityisen projektitietolomakkeen vastauksia ja asiakkaan toimittamia projektiaineistoja ei säilytetä pidempään kuin projektin, asiakassuhteen, sovittujen jälkitoimien ja perusteltujen oikeudellisten tai kirjanpidollisten tarpeiden vuoksi on tarpeen.

SvereSystemsin sisäisen säilytyssäännön mukaan yritysasiakashankintaa varten kerätyt tiedot, jotka eivät johda aktiiviseen keskusteluun tai asiakassuhteeseen, tarkistetaan ja poistetaan normaalisti 12 kuukauden kuluessa viimeisestä olennaisesta varmennuksesta tai yhteydenotosta. Tähän voi kuulua myös outbound-kelpoisuuden arvioinnissa kirjattu lähde sekä yhteydenoton tosiasiallinen peruste. Vähimmäismäärä estotietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen vastustamispyynnön noudattamiseksi, ei-toivottujen uusintayhteydenottojen estämiseksi tai vaatimustenmukaisuuden dokumentoimiseksi.

Uutiskirjetilaukseen liittyviä tietoja säilytetään siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tilauksen hallintaan, peruutuspyyntöjen noudattamiseen ja tarvittaessa suostumuksen osoittamiseen. Lakisääteiset kirjanpito- ja verotiedot säilytetään Suomen lain edellyttämät ajat.

11. Oikeutesi

Sinulla voi tilanteesta ja oikeusperusteesta riippuen olla oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista tai poistaa tietoja, rajoittaa käsittelyä, vastustaa tiettyä käsittelyä, siirtää tietoja, peruuttaa suostumus ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suoramarkkinointi: voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten. Vastustamisen jälkeen SvereSystems ei enää käsittele henkilötietojasi tähän tarkoitukseen. Voit käyttää oikeuttasi yksinkertaisesti vastaamalla markkinointiviestiin tai kirjoittamalla osoitteeseen info@sveresystems.com. Sinun ei tarvitse perustella pyyntöä eikä siitä peritä maksua. Vähimmäismäärä estotietoja voidaan säilyttää vain sen varmistamiseksi, että vastustamispyyntöä noudatetaan.

12. Valvontaviranomainen

Sveresa on sijoittautunut Suomeen. Suomen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Evästeet ja selaintallennus

Katso evästeilmoitus, jossa kerrotaan välttämättömästä tallennuksesta, suostumuksen hallinnasta, upotetusta mediasta, uutiskirjelomakkeista ja käytössä olevasta suostumukseen perustuvasta analytiikasta.

14. Muutokset ja yhteystiedot

Selostetta voidaan päivittää palvelujen, palveluntarjoajien, markkinointikäytäntöjen tai oikeudellisten vaatimusten muuttuessa. Kysymykset: info@sveresystems.com.